Tipps zur Planung von BarCamps

gtd.jpgDie Organisatoren des Hamburger BarCamp haben freundlicherweise einen Einblick in die Organisation von BarCamps gegeben, aus dem Nähkästchen geplaudert und uns so an ihren Erfahrungen teilhaben lassen. Hier ein paar Notizen die ich mir während der Session gemacht habe.

Do’s

  • Hohe Ebene der Unternehmen bzgl. Sponsoring kontaktieren.
  • Unbedingt Rechtschutz- und Veranstalterhaftpflichtversicherung abschliessen.

Dont’s

  • Als Orga keine Angst vorm leeren Sessionplan haben.
  • Sponsoringsummen nicht zu niedrig ansetzen.
  • Nicht Montags oder Freitags versuchen Sponsoren zu kontaktieren.

Beachten

  • Frauenquote ist häufig niedrig.
  • Location früh (als erstes) suchen und am Besten bei Bekanntgabe des Termins kennen.
  • Location sollte große und kleine Räume haben und nicht zu versplittert sein.
  • Bei mehr als 400 Personen sind vermutlich andere Veranstaltungsformen sinnvoller.
  • Die Orga schafft den Rahmen, nicht die Inhalte.
  • Bei kleinen BarCamps kann man auch ohne W-Lan und offline Arbeiten.
  • Schnittstellenthemen suchen (z.B. Web 2.0 mit dem Thema Recht verknüpfen o.ä.)
  • Abgelegene Locations tragen zu mehr Kommunikation unter den Teilnehmern (Kann ich bestätigen z.B. EduCamp Ilmenau).
  • Idee: Zeit Freitag/Samstag statt Sa/So.
  • Sponsoren: Keine Mails -> Anrufen. Teilweise wollen die Sponsoren sehr viel Geld geben.
  • Vorteile für Unternehmen beim Sponsoring: z.B. Backlinks bei SEO, Vernetzung des Unternehmens mit den Teilnehmern.
  • Also Veranstalter direkt mit den Sponsoren auseinandersetzen.
  • Sonsoring ist ein Geschäft. Wenn das Unternehmen was zahlt muss es eine Gegenleistung geben.
  • Das Unternehmen kann keine Sessions kaufen, hemmungslos Werbung aufstellen, o.ä.. Sponsorenbroschüre könnte helfen hier für Klarheit zu sorgen. Was können die Sponsoren erwarten, was nicht? Die Unternehmen sollten ggf. beraten werden wie sie sich in das BarCamp integrieren können. Klare Kommunikation mit den Sponsoren ist sehr wichtig.
  • Die Unternehmen sollten eher in die Community hereinhören als die TN mit massiver Werbung zu vertreiben.
  • Bei mehr als 2 Organisatoren braucht man klare Entscheidungsstrukturen!
  • Rechnungen von Lieferanten direkt an die Sponsoren weiterleiten. Ggf. Teilrechnung können die Lieferanten Teilrechnungen ausstellen.
  • Verpflegung kostet ca. 10€/Person/Tag.

Vielen Dank für diese Tipps die insgesamt sicher zu einer stärkeren Verbreitung von BarCamps führen dürften.

Zentrale Informationen rund um das Thema BarCamps gibt es unter http://barcamp.org/

Bildquelle: http://www.flickr.com/photos/mozi/401717944/sizes/s/

An diesem Tage...

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